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No es fácil organizar la documentación de estos repositorios documentales
debido a que existen pocas normas para realizarla. Lo primero que se debe hacer
es puntualizar, que los documentos se deben ubicar en pocas secciones. Tradicionalmente
se sugieren dos: la sección administración gobierno y la sección
administración pecuniaria. Cada sección está integrada por
series documentales que en cada monasterio se ajusta a su forma de administración.
Cada monasterio difiere en el número de series documentales no así en
las secciones.
El fondo se puede dividir en dos secciones: administración de gobierno
y pecuniaria.
En administración de gobierno se ubican
aquellos documentos que reflejan los actos de la gestión de guía,
mando o gobierno que buscan el bien común del monasterio.
En la sección pecuniaria, en cambio, se
colocan aquellos documentos que registran las sumas de dinero que ingresan
a las arcas del monasterio o egresan de ellas.
La series documentales que se encuentran normalmente en los inventarios realizados
en uno de tantos monasterios pueden servir de guía al inventariar
otro acervo documental perteneciente a cualquier otro monasterio y son las
siguientes:
| Actas: |
Documentos que registran y avalan al gobierno de la priora
durante su gestión de gobierno. Estas se denominan actas Priorales.
Otro tipo de actas son las Capitulares documentos que registran las
decisiones y acuerdos expuestos y aprobados por las monjas capitulares
que generalmente son todas aquellas que han profesado los votos perpetuos.
Finalmente están las actas del Consejo, documentos en donde
se asientan los acuerdos tomados por el Consejo del Monasterio, presidido
por la priora. |
| Crónicas: |
Son libros donde se asientan los sucesos notables acaecidos en el
monasterio. Es distinto al Diario pues en este se asienta lo sucedido
cotidianamente y en aquel sólo el suceso extraordinario. Es
conveniente que en este libro se anoten los siguientes datos en cada
hecho registrado: año, mes y día; una palabra que refiera
el hecho; descripción del suceso en el que no falte lugar, personas
y la síntesis de lo sucedido. |
Registro
de misas: |
En este libro se asientan las misas celebradas precisando la fecha
y la intención por quién se celebró, el ministro
que celebró y el costo arancelario por la intención de
la misa. |
| Religiosas: |
Esta serie documental contempla los documentos que asientan los nombres
de las monjas difuntas de las que constituyen la comunidad, el registro
de profesiones y las autoras de las poesías ascéticas
custodiadas en el archivo. |
| Visitas provinciales: |
Son libros donde en visita canónica, la superiora de la Provincia
asienta aquello que considera que la comunidad debe observar con mayor
cuidado en bien de la disciplina monacal. |
En la sección de gobierno pueden situarse los planes de formación
para las consagradas pueden ubicarse también las poesías siempre
de corte ascético, escritos por las monjas y también se sitúan
aquí las recetas de cocina que algunos monasterios conservan.
En lo que se refiere a la sección pecuniaria sabemos que en ella
se sitúan aquellos papeles que documentan las propiedades del monasterio
y las sumas de dinero que salen o entran del monasterio.
| Libros anuales: |
registros de entradas y salidas de un año específico. |
| Escrituras: |
documentos que avalan las propiedades del monasterio. |
Entradas
y salidas: |
libro donde se asientan los ingresos y egresos de dinero que mueve
el monasterio. |
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Con base en lo expresado anteriormente el
cuadro guía para organizar un archivo documental del monasterio sería
el siguiente:
SECCIONES |
SERIES |
| GOBIERNO |
Actas
Crónicas
Registro de misas
Religiosas
Visitas provinciales |
| PECUNIARIA |
Escrituras
Entradas y salidas
Libros anuales |
Cada monasterio ofrece distintas series documentales pero algunas son comunes,
como sería el caso de correspondencia emitida y correspondencia recibida.
En ella se ubican tanto las cartas recibidas de organismos o autoridades
civiles como eclesiásticas así como las recibidas de hermanas
de otros monasterios y copia de la contestación si la hubiera.
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